Nhận tất cả email sai địa chỉ về email quản trị trong Microsoft Office 365

Giả sử khách hàng gửi mail yêu cầu báo giá về hộp thư [email protected] nhưng viết thiếu chữ “s” cuối trong chữ “sales”, hiển nhiên email này sẽ không đến được chủ nhân của hộp thư và làm gián đoạn công việc kinh doanh của bạn. Lúc đó, người gửi sẽ nhận được mail từ hệ thống với mã lỗi 550 5.1.10 RESOLVER.ADR.RecipientNotFound nếu bạn đang sử dụng hệ thống Mail Exchange của Microsoft.

Mô tả mã lỗi 550 5.1.10 RESOLVER.ADR.RecipientNotFound

Mô tả mã lỗi 550 5.1.10

Như đã nói ở trên, lỗi này xuất hiện khi gửi thư đến một địa chỉ email không tồn tại, và thông báo này xuất hiện khi hệ thống mail nhận sử dụng Mail Exchange của Microsoft.

Khắc phục với vai trò quản trị trong Microsoft Exchange

Trước tiên, bạn cần vai trò Quản trị trong Microsoft Exchange và 1 – Thay đổi trạng thái nhận email và 2 – Tạo rule để nhận mail sai địa chỉ.

Thay đổi trạng thái nhận email của tên miền

Truy cập vào Exchange Admin Center tại website https://outlook.office365.com/ecp/[email protected]=en-US như màn hình dưới đây, chọn tiếp mail flow > accepted domains > Chọn tên miền, bấm vào nút chỉnh sửa và đổi trạng thái thành Internal relay.

Thay đổi trạng thái nhận email của tên miền từ Authoritative thành Internal Relay. Trạng thái Authoritative sẽ thông báo cho người gửi mã lỗi 550 nếu người nhận không tồn tại. Trạng thái Internal Relay vẫn chấp nhận các email đến hệ thống Exchange và tiến hành các quy tắc phân loại email nếu có.
Nhấn Save để lưu lại thông tin

Tạo rule để nhận email sai địa chỉ

Cũng trong mục Mail Flow, bạn cần tạo 1 quy tắc để nhận các email sai địa chỉ này.
Ý nghĩa: Chuyển TẤT CẢ EMAIL về MAILBOX ADMIN, TRỪ EMAIL ĐÚNG ĐỊA CHỈ NHẬN (các email gửi trực tiếp đến người nhận trong tổ chức). Như vậy, với email gửi sai người nhận vẫn sẽ được Quy tắc này áp dụng.

Đừng quên chọn các email đang tồn tại trong tổ chức và điền vào mục Except if…, nếu không người nhận sẽ không nhận được email.

Bạn có thể điều chỉnh các quy tắc trên sao cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức và tránh làm thất lạc các email.
Quy tắc: Redirect the message to… sẽ chuyển email sai địa chỉ về email mới được chỉ định.
Quy tắc: Add the following recipients to… sẽ thêm một địa chỉ email được chỉ định vào phần “To” của mail sai địa chỉ.

Tiếp theo, người quản trị có thể thông báo và forward cho từng phòng ban hoặc người in-charge về mail sai người nhận này, đặc biệt với các email có giá trị cao có chứa thông tin hợp đồng, tài liệu quan trọng.